こんにちは。
リセル新大阪の前田です。

前回の私のコラムでは「相手から電話がかかってきた場合の対応」について記載しました。
その中のポイントの一つとして「メモを取る」という事を挙げていました。
今回はその「メモを取る」に着目していきたいと思います。

メモを取る場面

みなさんはどういった場面でメモを取っているでしょうか？
主に仕事での報連相でメモをする事があると思いますが、
例えば夕食の買い物に行くときに「たまねぎ、じゃがいも、にんじん...」
といったメモを書いたり、テレビショッピングで気になる商品が
出たときに電話番号をメモするなど、様々な場面がありますね。

とは言え、最近はスマホがあるので写真を撮ってそれをメモ代わりにしたり、
メモ帳アプリを使用している人がほとんどかもしれません。

ただ、仕事での電話対応の場面を考えると、
相手の話を聞きながらメモを取る、という作業は必須になります。

どうやって書いたらいいのか分からない

そんな中、メモを取る事が苦手な人に多く聞かれるのが

・上手な書き方が分からない

・書いてるとグチャグチャになってしまう

・全部記入しようとすると、書いてる最中に次の話に行ってしまいメモが追い付かない

等といった内容です。

これらを改善する事で、効率よく具体的なメモを取ることが出来るようになります。

メモを書く時はこれを意識してみよう

メモを取る時のポイントは色々とありますが、以下を参考にしてみてください!!

・テンプレートを用意しておく
白紙の状態よりも、あらかじめ記入枠が設けられているメモ用紙だと書くべき事が目に見えるので、
要点を押さえて記入ができます。また、相手に伝える際にも分かりやすく伝える事が出来ます。

・記号や略語を使う
例えば「１週間」を「１ｗ」と書く事で、記入時間も短くなりますし記入スペースも確保できます。
とりあえず、その時点では自分が分かればそれで良いので、スピードを意識してメモしてみましょう。
話が終わった後、余裕を持ってキレイに書き直せば大丈夫です。

・要点だけ押さえて記入する
前述しましたが、大事なのは要点を押さえる事です。
相手の話を全部記入しようとすると、記入中に次の大事な話をされてしまい記入漏れする事も...
「いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように」を意識し、そこをしっかりメモしましょう。

メモを取ることでこんなにもメリットが!!

普段からメモを取る癖をつけておく事で、様々なメリットが考えられます。
「自分の考えている事が整理出来る」
「やるべきことを視覚化し、優先順位の確認が出来る」
「きちんと情報を把握している事で相手の信頼を得られる」などなど。

メモ魔と言われるぐらいにメモを取って、メモの達人を目指しましょう!!☺

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