こんにちは。
リセル新大阪の前田です。

今回は「相手から電話がかかってきた場合の対応」について、お話させていただきます。

職場における色々な電話対応

コールセンター業務は言わずもがなですが、どんな職種でも基本的に電話対応の業務があります。
普段は受付担当者が対応している場合でも、臨時的に電話に出ないといけない場面も出てきます。

そんなとき、落ち着いた対応が出来れば「この会社は安心できるな」と相手から信頼感を得ることも
出来るでしょう。

電話対応が苦手な人が多い？

ところが、最近ではSNSの普及に伴って電話を使う機会が減っているため、苦手意識を感じる人が多いようです。
LINEなどで手軽にメッセージをやり取りする事に慣れていると、電話よりもメールの方が安心感がある
方も多いと思います。

しかし、ビジネスシーンにおいては電話はとても重要なツールです。
完全にチャットやテキストメッセージのみでのやり取りをしている会社は別ですが、基本的には
電話は働く上で欠かせない要素であるため、電話応対のスキルは必須です。

押さえておきたいポイント

では、ここからは電話対応をスマートに行うためのポイントをお伝えいたします。

「スピードを意識しよう」
基本的には、3コール以内で電話を取りましょう。出来ることなら2コール以内が理想です。
もし、3コール以上になった場合は「お待たせ致しました」とお詫びの言葉を添えて下さい。また、その電話内容についての対応の速さもポイントです。すぐに対応することで、相手へ
安心感を与え、企業の信頼度のアップにも繋がります。
電話対応をする時はスピードを意識して対応しましょう。

「メモを取るようにしよう」
電話対応において重要なのは「いつ、誰が、誰に、どういった内容を伝えたいのか」を
しっかりと把握し、その内容を正確に伝える事です。
そのため、電話を受けた際には必ずメモを取るようにしましょう。また、電話の最後にはメモの内容を復唱し、認識のズレや間違いがないか確認しましょう。

「とにかく実践あるのみ!!」
最後は精神論のようですが💦「習うより慣れろ」は電話対応にも当てはまります。
上記２つのポイントを押さえた上で、電話が鳴ったら積極的に受話器を取りましょう。
実践回数を重ねる事で、少しずつ苦にならなくなってきます。

電話対応の上級者を目指そう!!

上記のポイントを意識して、電話対応の上級者を目指しましょう!!
そのうち、電話が鳴ったら自然と受話器を取れるようになってますよ♪

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